Produktiver arbeiten

Getting Things Done and The Now HabitIch bin jetzt schon seit einiger Zeit überzeugter GTD-Jünger und einige der Methoden haben mir sehr bei der Produktivitätssteigerung geholfen.

Wer trotz des ganzen Hypes um das Thema bisher noch nichts davon gehört hat und seine ToDo-Liste gerne effektiver abarbeiten würde, sollte mal einen Blick auf die beiden Bücher Getting Things Done und The Now Habit werfen: Es lohnt sich!

Im Grunde genommen sind die hinter GTD stehenden Ideen und Techniken nichts wirklich neues oder etwas, auf das man nicht auch selbst kommen könnte - trotzdem bin ich erst nach dem Lesen von David Allens Buch auf die konsequente Anwendung einiger Methoden umgestiegen.

Für diejenigen, die nicht wissen worum es geht: Grundprinzip von GTD ist das Aufschreiben und Sammeln aller offenen Aufgaben und Projekte. Egal ob man im Baumarkt noch Schrauben kaufen oder ein großes Kundenprojekt bearbeiten muss - alles landet auf einem Zettel, welcher dann in die Ablage einsortiert wird.

Das Repository

my GTD repositoryDie Ablage ist der zentrale Anlaufpunkt für die ToDos: Hier werden die Aufgaben gesammelt und in Kategorien eingeteilt:

  • Stuff: Dinge, von denen man noch nicht weiss, was zu tun ist, bzw. ob man sie bearbeiten wird
  • Inbox: Hier werden alle Aufgaben gesammelt, für welche die nächsten Schritte geplant werden müssen
  • Next up: ToDos, die man erledigen kann, weil der nächste Schritt fest steht
  • Waiting: Dinge für die man noch auf eine Antwort oder sonstiges Feedback wartet
  • Someday: Steht irgendwann mal an, ist aber aktuell nicht akut

Das konsequente Aufschreiben und Sammeln der Aufgaben in der Ablage dient einem Zweck: Den Kopf frei und die Gewissheit zu haben, dass man nichts von den Dingen vergisst. Auch wenn es einem nicht bewusst sein mag: Unser Gehirn verbringt sehr viel Zeit und Aufwand damit, ständig unsere Vorhaben in der Erinnerung zu halten - die Ablage nimmt ihm diese Aufgabe ab und gibt uns einen sicheren Rückhalt, weil wir wissen, dass wir dort alles aufgeschrieben haben.

Aufgabe aufschreiben

Das Vorgehen beim Aufschreiben ist folgendes: Dauert das Erledigen der Aufgabe weniger als zwei Minuten, wird nichts aufgeschrieben, sondern sofort angepackt - wozu die Zeit in der man das Problem lösen kann mit unnötiger Bürokratie verschenken? Alles was länger dauert als die besagten zwei Minuten bekommt einen eigenen Zettel: Für Projekte (mehrere zusammenhängende Aufgaben) nehme ich immer ein DIN A4 Blatt, für einzelne Aufgaben einen kleinen Notizzettel. Ist die Aufgabe aufgeschrieben, muss sie in eine der Ablagekategorien einsortiert werden. Viele Dinge packen wir nicht produktiv an, weil wir nicht wissen, was der nächste Schritt sein muss - ist der nächste Schritt klar, kommt der Zettel in Next Up, ansonsten wandert er in die Inbox.

Bevor ich das Buch gelesen hatte, habe ich meine Aufgaben immer elektronisch mit TaDa-List verwaltet, weil ich mir dachte, dass es das praktischte ist - ich hab mich kräftig geirrt! Was das Tracken der ToDos angeht, bin ich absoluter Fan der analogen Handhabung: Es ist für mich viel praktischer und effektiver, weil die Zettel direkt greifbar sind. Auf den Zetteln kann man kritzeln, durchstreichen, weitere Notizen machen etc - die Verwaltung ist intuitiver und läuft bei mir analog wesentlich besser. Lediglich bei meinen E-Mails arbeite ich meine Aufgaben direkt im Thunderbird ab. Ich habe (wie auch im Buch empfohlen) einfach zwei Ordner in meiner Inbox eingerichtet: Waiting for und Actions. Da sammel ich alle anstehenden Aufgaben in Kundenprojekten oder auch ausstehende Zahlungen von Online-Einkäufen etc. So weiss ich auch immer, welches Feedback mir noch fehlt.

Organisieren der Ablage

Um die Ablage auf dem laufenden zu halten, sollte man sich mindestens einmal pro Woche die Zeit und jeden der Zettel einmal in die Hand nehmen: Es geht um das Aufräumen und neu einsortieren der ToDos. Stuff, den man doch nicht bearbeiten möchte, wandert in den Papierkorb - die nächsten Schritte für die Aufgaben in der Inbox werden geplant und in Next Up einsortiert - Feedback für Dinge in Waiting for ist mittlerweile vielleicht eingetroffen und auch einige der Zettel können in Next Up.

Je voller die einzelnen Boxen sind, desto öfter sollte man diesen Vorgang machen. Ich komme ganz gut damit hin, jeden Samstag alles durchzugucken, weil ich meine Zettel eigentlich sowieso auch schon beim Erledigen von Aufgaben auf dem neusten Stand halte.

Abarbeiten der Ablage

Wenn man Zeit hat, um eine Aufgabe zu erledigen, greift man in die Next Up Box und packts an. Die Next Up Box könnte man - wie im Buch genauer beschrieben - auch noch weiter unterteilen: Je nach Kontext, können manche Dinge ja nicht direkt bearbeitet werden oder es gibt verschiedene Prioritäten. Da ich aber im Allgemeinen nicht so viele Zettel in der Ablage habe, würde es sich bei mir aber nicht lohnen, das weiter zu unterteilen - für Leute die das System in der Firma einsetzen, kann es aber sehr hilfreich sein. Soviel als Einleitung in das Thema. Wer gerne eine etwas detailliertere Einführung haben möchte, dem sei Frank Westphals Podcast zu Getting Things Done empfohlen. Frank geht auf viele Bereiche aus dem Buch ein und erzählt auch einiges von seiner Handhabung - sehr interessant!

Da der Artikel jetzt schon länger ist, als ich eigentlich dachte, werde ich die Tage nochmal was zu dem Buch The Now Habit schreiben. Dort geht es nicht direkt um Getting Things Done, sondern um das Bekämpfen der Eigenschaft, Aufgaben aufzuschieben. Das Buch lässt sich sehr gut im Anschluß an GTD lesen und geht auch auf die psychologischen Gründe ein, die uns Dinge nicht erledigen lassen - dazu aber dann wie gesagt in ein paar Tagen mehr.

Der Artikel zu The Now Habit ist mittlerweile fertig.

Mich würde interesieren, wer von euch GTD anwendet und wie ihr die einzelnen Aspekte handhabt - wo macht ihr Dinge anders als vorgeschlagen, weil sie so besser für euch funktionieren und was hilft euch am meisten?

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